Trang chủ Lời khuyên Mẹo giúp bạn quản lý email của mình

Mẹo giúp bạn quản lý email của mình

Mẹo giúp bạn quản lý email của mình

Bài đăng này dựa trên tập 147 của podcast ProBlogger.

Email bắt đầu ngốn hết thời gian của bạn?

Xử lý email có thể là một thách thức vào những thời điểm tốt nhất. Nhưng khi bạn có một blog và lưu lượng truy cập của bạn bắt đầu tăng lên, nó có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm tay. (Tôi nhận được hàng nghìn email mỗi tuần.)

Vì vậy, tuần này, tôi muốn chia sẻ một số mẹo đã giúp tôi xử lý email một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ghi chú: Tôi sử dụng Gmail và vì vậy tôi sẽ nói về nó trong suốt bài đăng này. Nhưng hầu hết (nếu không phải tất cả) các thủ thuật này có thể được áp dụng cho các hệ thống email khác.

1. Câu trả lời soạn trước

Nếu bạn liên tục nhận được những câu hỏi tương tự, thì bạn nên nghĩ đến việc thiết lập câu trả lời soạn trước. Đây là những mẫu bạn có thể tạo trước và ở chế độ chờ để bạn có thể nhanh chóng đăng câu trả lời.

Tôi đã thiết lập các câu trả lời soạn trước cho những thứ như:

  • Quảng cáo chiêu hàng
  • quảng cáo chiêu hàng của khách
  • Quảng cáo chiêu hàng SEO (những người muốn chúng tôi liên kết đến trang web của họ).

Gmail giúp bạn dễ dàng thiết lập các mẫu này. Nhưng hầu hết các hệ thống email sẽ cho phép bạn tạo các mẫu tương tự. Và nếu của bạn không, chỉ cần tạo một tài liệu Word với tất cả các câu trả lời của bạn, sau đó sao chép và dán câu trả lời có liên quan vào câu trả lời của bạn.

2. Trang câu hỏi thường gặp

Một cách khác để giải quyết những câu hỏi này là tạo một trang cụ thể cung cấp tất cả các câu trả lời – trang câu hỏi thường gặp (FAQ).

tôi có một Câu hỏi thường gặp về ProBlogger câu trả lời cho những câu hỏi tôi thường xuyên hỏi nhất. Sau đó, chúng tôi liên kết đến nó trên biểu mẫu liên hệ của mình và khuyến khích mọi người kiểm tra nó trước khi gửi câu hỏi cho chúng tôi.

Tất nhiên, không phải ai cũng sử dụng biểu mẫu liên hệ của chúng tôi để gửi email. Và những người không thường xuyên đọc Câu hỏi thường gặp. Nhưng nó đã làm giảm số lượng email mà chúng tôi nhận được. Và độc giả của chúng tôi nhận được câu trả lời họ muốn một cách nhanh chóng mà không cần phải đợi trả lời của tôi.

3. Hình thức liên hệ

Nói về biểu mẫu liên hệ, chúng có thể là một công cụ tuyệt vời khác để giảm lượng email bạn phải xử lý.

Cũng như có các trường cho tên, địa chỉ email và tin nhắn của người đó, biểu mẫu liên hệ có thể chứa các trường khác mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn chuyển email của mình đến đúng người (hoặc ít nhất là đúng thư mục trong hệ thống email của bạn).

Ví dụ, biểu mẫu liên hệ trên Digital Photography School có một Chọn một trường chủ đề với bốn tùy chọn:

  1. Tôi có một câu hỏi về một sản phẩm
  2. Tôi có một lỗi hoặc sự cố cần báo cáo
  3. Tôi muốn quảng cáo trên dPS
  4. Thứ gì khác.

Tùy thuộc vào tùy chọn họ chọn, email sẽ tự động được chuyển đến:

  • nhóm hỗ trợ khách hàng của chúng tôi (tùy chọn 1 và 4)
  • nhân viên hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi (tùy chọn 2)
  • nhóm đối tác của chúng tôi (tùy chọn 3).

Bạn cũng có thể đề nghị người đọc đặt câu hỏi của họ trên một trong các kênh truyền thông xã hội của bạn và cung cấp liên kết đến tất cả các kênh đó.

Trong mọi trường hợp, bạn nên cho họ biết liệu bạn có khả năng phản hồi hay không và sẽ mất bao lâu nếu bạn làm vậy. Điều quan trọng là quản lý kỳ vọng của họ để họ không thất vọng.

4. Trợ giúp thêm

Như bạn có thể nhận thấy, tôi có một nhóm người để giúp tôi với tất cả các email của tôi. Và sau khi tự mình chăm sóc chúng trong tám năm hoặc lâu hơn, đó là một trong những quyết định thông minh nhất mà tôi từng thực hiện.

Số lượng email tôi nhận được thực sự tăng lên khi chúng tôi bắt đầu bán sách điện tử trên Digital Photography School. Bất cứ khi nào chúng tôi ra mắt sách điện tử mới, chúng tôi sẽ nhận được email từ những người muốn biết:

  • sách điện tử là gì
  • cách tải xuống và mở chúng
  • liệu sản phẩm có dành cho họ không
  • cách thanh toán qua PayPal bằng thẻ tín dụng của họ
  • làm thế nào để được hoàn lại tiền.

Như bạn có thể tưởng tượng, việc trả lời những câu hỏi này khiến tôi không tập trung vào việc tiếp thị sản phẩm và phát triển những sản phẩm mới. Vì vậy, chúng tôi đã thuê những người có thể giải quyết tất cả những câu hỏi đó.

Một bước đi thông minh khác là bắt đầu sử dụng một công cụ có tên là Zendesk. Điều đó có nghĩa là tất cả những người đặt câu hỏi đều nhận được một vé và nhóm hỗ trợ khách hàng của chúng tôi có thể nhanh chóng hiển thị tất cả các email liên quan đến một vấn đề cụ thể để xem nó đã được giải quyết chưa.

5. Bộ lọc email

Một trong những lý do tôi chuyển sang Gmail ngay từ đầu là vì nó cho phép tôi thiết lập các bộ lọc.

Hồi đó chỉ mục của tôi bị ngập tràn với các tin nhắn trên mạng xã hội. Không giống như ngày nay, không có cách nào để giới hạn số lượng chúng nhận được hoặc tần suất. Và vì vậy, một trong những điều đầu tiên tôi làm là thiết lập bộ lọc để chúng tự động được chuyển từ hộp thư đến của tôi vào các thư mục cụ thể.

Những ngày này tôi cũng có rất nhiều bộ lọc được thiết lập để bán sản phẩm. Tôi muốn ghi lại mọi email tôi nhận được khi bán sách điện tử để phục vụ khách hàng của mình. Tôi rất thích khi nhận được email hoặc tin nhắn từ ai đó nói rằng “Này, tôi đã mua cuốn sách điện tử này từ khi nào. Tôi đã mất nó. Tôi có thể lấy lại được không? ” Tôi thích có thể nhanh chóng kiểm tra xem họ đã mua hay chưa để tôi có thể gửi lại cho họ.

Tôi cũng nhận được rất nhiều biên lai mà tôi cần giữ cho mục đích thuế nhưng không thực sự cần xem cho đến lúc đó. Vì vậy, tôi có một bộ lọc khác được thiết lập để chuyển chúng vào một thư mục và đánh dấu chúng là đã đọc.

Và tất nhiên, bằng cách kết hợp các tùy chọn bạn cung cấp trong biểu mẫu liên hệ và bộ lọc trong hệ thống email của mình, bạn có thể tự động giải quyết nhiều vấn đề.

6. Unroll.Me

Là một blogger, chắc hẳn bạn đã đăng ký nhận nhiều bản tin khác nhau để giúp bạn cập nhật những gì đang diễn ra trong thị trường ngách của mình. Nhưng trong khi việc đăng ký chúng thường khá đơn giản, việc hủy đăng ký có thể khó hơn rất nhiều.

Và vì vậy, thay vì trải qua bộ phim về việc hủy đăng ký, chúng tôi chỉ tiếp tục đưa họ vào hộp thư đến của chúng tôi.

Đó là lý do tại sao bây giờ tôi sử dụng một số gọi là Unroll.Me. Nó quét hộp thư đến của tôi và hiển thị cho tôi tất cả các bản tin mà tôi hiện đã đăng ký. Sau đó, nó cho phép tôi hủy đăng ký những người tôi không còn cần nữa. Và thay vì phải hủy đăng ký từng người một, nó cho phép tôi hủy đăng ký hàng loạt.

Tôi cũng có thể cuộn những cái tôi làm muốn nhận thông báo hàng ngày, điều này thật tuyệt nếu một danh sách đăng ký cụ thể đang thực sự hoạt động.

7. Boomerang

Công cụ khác mà tôi sử dụng trong Gmail là Boomerang. Đó là một tiện ích mở rộng của Chrome cho phép tôi thực hiện một số việc mà tôi thấy thực sự hữu ích. (Nó cũng có thể làm được nhiều điều hơn nữa, vì vậy nó đáng để thử.)

Điều đầu tiên nó cho phép tôi làm là gửi lại các email tôi đã nhận được vào thời điểm thuận tiện hơn. Ví dụ: tôi có thể yêu cầu nó gửi lại những email tôi nhận được vào đêm muộn lúc 9 giờ sáng hôm sau để họ sẽ ở đầu hộp thư đến của tôi thay vì bị chôn vùi dưới 50 email khác.

Nó cũng cho phép tôi gửi email của mình vào một thời điểm cụ thể. Nếu bạn trả lời một số email trong khi làm việc muộn, mọi người có thể nhìn vào thời điểm bạn trả lời và nghĩ rằng đó là lúc bạn thường làm việc.

Và điều đó có thể đặt ra một tiền lệ rất xấu.

Nhưng với Boomerang, tôi có thể yêu cầu nó đợi đến 9 giờ sáng ngày hôm sau trước khi thực sự gửi email. Và vì vậy, mặc dù tôi đã trả lời nó vào ban đêm nhưng có vẻ như tôi đã trả lời vào buổi sáng trong giờ làm việc bình thường.

Tôi hy vọng những mẹo này có thể giúp bạn kiểm soát email của mình. Bạn có mẹo nào khác muốn chia sẻ không? Xin vui lòng cho chúng tôi biết về họ trong các ý kiến.

Ảnh của Pau Casals trên Unsplash

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

Must Read

Từ chối Người chăm sóc: Tốt, Xấu, Xấu.

Điều mà nhiều người trong chúng ta không nhận ra khi bắt đầu hành trình chăm sóc là chúng ta vô thức tin rằng...

ColourPop x Hello Kitty Coco Cutie Quad Review & Swatches

Coco Cutie ColourPop Coco Cutie Pressed Powder Quad ($12.00 for 0.12 oz.) is a new, limited edition quad that includes two shimmery shades and...

3 Chiến lược tăng trưởng kinh doanh mạnh mẽ giúp các nhà lãnh đạo vươn lên trên tầm thường

Các số liệu thống kê cho chúng ta biết có gần 5 tỷ người sử dụng Internet mỗi ngày. Phương tiện truyền thông...

Đánh giá & Mẫu phấn má hồng MAC Royal Flush Extra Dimension Blush

Royal Flush MAC Royal Flush Extra Dimension Skinfinish ($ 31,00 cho 0,14 oz.) Là một màu hồng mận, tắt tiếng với tông màu nhẹ,...

15 mẹo giảm cân hoàn toàn hiệu quả

Mặc dù giảm cân có vẻ giống như một con đường khó khăn đối với một số người, nhưng nó có thể là một...